地方企業こそ使いたい電話代行サービス！

なぜ今、地方企業に「電話代行」が必要なのか

地方企業にとって、いま最も切実な課題の一つは「人手不足」です。特に事務職・受付職といった“縁の下の力持ち”の採用難は深刻であり、1人が複数業務をこなすマルチタスクが常態化しています。
そんななか、「電話対応」という毎日の雑務が、実は大きな非効率の要因になっていることをご存知でしょうか。

• 「営業中の電話対応が業務の中断になっている」
• 「本来の仕事に集中したいのに、電話が鳴ってしまう」
• 「電話番のためだけに人を1人雇うのは厳しい」

こうした悩みを解決してくれるのが、電話代行サービスです。
都市部の企業ではすでに活用が進んでいますが、実は地方企業こそ導入メリットが大きいのです。

このガイドでは、地方企業が電話代行を活用することで得られる5つの具体的なメリットと、導入のポイント、費用対効果、業種別の活用事例まで徹底解説します。

電話対応が業務を止める「目に見えない損失」

地方の中小企業において、社員1人が「営業・事務・電話応対」など複数の役割を兼任するケースは少なくありません。しかしこの体制では、電話がかかってくるたびに仕事が中断されるという大きな問題があります。

中断のコストは意外と高い

作業が中断されると、人間は再集中するまでに平均23分かかると言われています。
1日に10件の電話が鳴れば、それだけで約3〜4時間分の“集中時間”が奪われる計算になります。

このような目に見えない損失が、業務効率・売上・社員満足度のすべてに影響してくるのです。

地方特有の“人材確保難”が追い打ちに

地方企業は、東京・大阪といった都市圏に比べて有資格者や事務職の採用が難しいという構造的な課題を抱えています。

• 若年人口の減少による応募者減
• 車通勤前提による通勤範囲の制約
• 都市部と比較して給与水準が低めになりがち

その結果、「受付・電話番のためだけに人を1人雇うのは難しい」と判断する企業が増えており、限られた人員で“電話を取りこぼさない体制”を維持することが困難になってきています。

このような背景を受けて、外部リソースとしての電話代行サービスが注目されているのです。

電話代行の基本機能と導入コストの目安

電話代行サービスとは、自社にかかってくる電話を外部のオペレーターが代わりに受けてくれるサービスです。
以下のような基本機能があります。

機能	内容
電話応対代行	自社宛ての電話をオペレーターが一次対応
用件のメール通知	電話の内容をリアルタイムでメール通知
転送 or 取り次ぎ	必要に応じて担当者へ転送・内容の簡易伝達
発信者の情報ヒアリング	氏名・連絡先・要件などを丁寧にヒアリング
対応ログの提供	すべての応対記録をあとから確認できるログ形式で保存・共有可能

導入コストは月5,000円〜15,000円程度

コースや通話件数によって価格は変動しますが、地方企業向けには以下のようなプランが多く存在します。

プラン名	月額費用	対応件数	主な対象
ライトプラン	5,000円	月20件	少人数企業・スタートアップ
スタンダードプラン	10,000円	月50件	中規模企業
プレミアムプラン	15,000円〜	無制限	医療機関・士業・不動産業など

※初期費用（0〜5,000円）・追加通話料金（1件200円程度）がかかる場合もあります

地方企業が電話代行で得られる5つのメリット

電話代行サービスは「電話を取ってくれる」だけではありません。
業務効率の改善、従業員の働き方改革、顧客対応品質の向上など、複数の経営課題を一手に解決できる手段となります。
ここでは、地方企業にとって特に恩恵が大きい5つのメリットを詳しく解説します。

1. 人手不足の緩和と“見えない残業”の削減

地方企業では、限られた人数で日々の業務をこなしているケースが多く、電話対応が1人あたりの負担を大きくしています。
特に、昼休憩や終業間際に電話が鳴ると、対応するために休憩を削る・残業を強いられるといった事態も発生します。

電話代行を導入すれば、こうした“ついで業務”を外注できるため、社員が本来の業務に専念でき、残業削減にもつながります。

2. 顧客対応の品質向上

社員が業務中に電話に出ると、急いでいて応対が雑になることや、相手の用件を聞き漏らすことがあります。
一方、電話代行では訓練を受けた専任オペレーターが対応するため、一定品質の応対が期待できます。

また、以下のような業務にも強い対応力を発揮します。

応対パターン	期待できる効果
初回問い合わせ対応	親切・丁寧な対応で第一印象が向上
クレーム一次受付	感情的になった相手にも冷静に対応可能
資料請求受付	担当者不在でも即時対応が可能

3. 電話の“取捨選択”が可能になる

電話代行を導入すると、すべての電話を社員が直接取る必要がなくなります。
オペレーターが重要な内容だけを転送し、それ以外はメール通知などで内容を共有してくれるため、優先順位の高い業務に集中することができます。

たとえば以下のように振り分けることが可能です。

電話の種類	対応方法
重要顧客からの連絡	担当者に即転送
セールス・営業電話	内容を要約してメール通知
採用・問い合わせ	フォーム送信を案内

4. コストパフォーマンスの高さ

「人を1人雇う」となると、地方でも月給20万円前後の人件費がかかります。
一方、電話代行サービスであれば月5,000〜1万円程度で導入でき、“人1人分”の電話応対を任せることが可能です。

特に「電話は1日5件程度しかないが、対応できる人がいない」といった状況では、費用対効果が非常に高くなるといえます。

5. ビジネスの“信頼感”を演出できる

たとえば個人事業主や家族経営の小規模事業所では、代表者が電話に出る機会も多いですが、外部の顧客から見ると「小さな会社」という印象を持たれることもあります。

電話代行を導入することで、

• 専任の電話受付スタッフが常駐している
• きちんとした会社としての印象を与えられる
• 顧客・取引先からの信頼度がアップする

といったブランディング面の効果も得られます。

このように、地方企業が電話代行サービスを導入することで、単に業務の一部を外注できるだけでなく、業務効率・人材活用・顧客満足・コストの4方向にメリットが広がるのです。

導入の実態と成功事例（業種別）

電話代行サービスは、業種によって導入の目的や得られる効果が大きく異なります。
ここでは、地方企業でよく見られる業種ごとに、導入の背景・課題・導入後の成果を実例ベースでご紹介します。

建設業：現場作業中の“電話対応問題”を一掃

背景と課題

地方の建設会社では、職人や社員が現場作業と電話対応を兼任しているケースが多く、作業中にスマホが鳴ることで以下のような問題が発生していました。

• 高所作業中に電話が鳴っても出られない
• 荷物の運搬中に無理に出ようとして事故リスクがある
• 電話を無視してクレームに発展することも

導入後の成果

電話代行を導入することで、現場作業に集中できる環境を実現。
オペレーターが代わりに内容を受け取り、緊急時のみ担当者に即連絡。
「事故リスクが減った」「クレームが激減した」という声も多数聞かれました。

医療機関（歯科・整骨院など）：診療時間外の予約取りこぼし防止

背景と課題

特に地方では医療機関が少なく、予約の電話が診療時間外や昼休みに集中する傾向があります。
スタッフが不在の時間帯に着信が増え、「電話がつながらない」という不満が患者に蓄積していました。

導入後の成果

電話代行で、休憩中や時間外の予約受付をカバー。
患者対応の満足度が向上し、新規予約率も改善。
キャンセル待ちやリスケジュールもスムーズに処理できる体制が整いました。

士業事務所：少人数ゆえの“取りこぼし”を防ぐ

背景と課題

弁護士・税理士・社労士などの士業では、代表者1人＋事務1人など少人数の運営が多く、来客対応や外出中の電話に出られない場面が頻発していました。

導入後の成果

電話代行を活用することで、新規相談者の初回対応を取りこぼすことなく記録。
さらに、既存顧客への折返しや案件の受付管理も効率化され、顧客満足度と信頼性の向上に直結しました。

小売業・サービス業：営業中の“接客と電話”の両立課題を解消

背景と課題

小規模な飲食店や美容院などでは、1人で接客・レジ・清掃などを担当している場合も多く、営業中の電話対応が物理的に困難でした。
結果として、電話が鳴っても出られない → 機会損失というケースが頻発。

導入後の成果

電話代行により、接客中に電話に出られない時間帯の対応を外注化。
問い合わせや予約電話を代行会社が受け付けてくれることで、予約率・来店率がアップ。
「無理に手を止める必要がなくなり、顧客満足も上がった」との声も。

地方の製造業：BtoB取引における信頼獲得の武器に

背景と課題

ある地方の金属加工会社では、Webサイトからの問い合わせや法人営業の電話が多く、代表直通の電話番号にかかってくるため、出られないことが大きな悩みでした。

導入後の成果

電話代行により、一次応対→メール通知の仕組みを整備。
「社内に受付体制がある会社」という印象を与えられ、都市部の取引先からの評価が上がったとのこと。
結果として、問い合わせ対応の速さや丁寧さが商談獲得にも直結しました。

ポイントまとめ：業種ごとに違う“電話代行の価値”

業種	導入目的・課題	得られた主な効果
建設業	現場作業中に出られない	安全確保、作業効率UP、クレーム削減
医療機関	時間外・休憩中の予約対応不足	機会損失防止、患者満足度UP
士業	少人数運営で応対が困難	信頼性UP、新規相談者の獲得強化
小売・サービス	接客中に電話に出られない	接客品質UP、予約率向上
製造業	応対体制がないと信用を失う可能性	BtoB取引への信頼感・案件増

失敗しないサービス選びのポイント

電話代行サービスには多くの提供会社が存在しますが、「安いから」「知名度があるから」といった理由だけで選んでしまうと、期待通りの効果が得られなかったり、かえってトラブルにつながるケースもあります。
特に地方企業にとっては、地理的な事情や業務形態に合わせた選定が重要です。

ここでは、導入後に後悔しないためのチェックポイントを6つの視点から解説します。

1. 導入目的を明確にする

最も重要なのは、「なぜ電話代行を導入するのか？」という目的をはっきりさせることです。

導入目的	選ぶべきサービスの傾向
電話の取りこぼし防止	対応時間の広い会社（早朝・夜間も対応可）
コスト削減が最優先	通話数制限つきの定額プラン型
顧客満足度を上げたい	オペレーター教育が充実した高品質型
繁忙時間帯だけ外注したい	時間帯・曜日ごとの柔軟な対応が可能な会社
新規顧客のヒアリング強化	対応スクリプトのカスタマイズができる会社

「誰のために、どの時間帯の、どんな電話を減らしたいのか」まで具体化することで、必要な機能やサービス品質が見えてきます。

2. 対応可能な時間帯を確認する

特に地方企業の場合、休憩時間や営業時間外に電話が集中する傾向があるため、サービス会社の対応時間がニーズに合っているかを確認することが必須です。

項目	確認すべきポイント
平日対応	何時から何時までか（例：9時～18時など）
土日祝日対応	そもそも対応しているか
夜間・早朝の緊急対応	オプションで24時間対応可能か

「営業時間外にも顧客対応したいかどうか」をあらかじめ明確にしておきましょう。

3. 業種対応の実績があるか

電話代行業者には、医療・法律・建設など特定業界に強い業者と、汎用型の業者があります。
業種に応じた対応ノウハウや、用語・業務フローの理解度によって、応対の質は大きく変わります。

たとえば、歯科医院であれば…

• 保険診療・自費診療の違いを理解しているか
• カルテ番号や予約時間の聞き取りが適切か
• 緊急性の高い電話を識別できるか

といった観点が問われます。
自社と同業種での導入事例を聞いてみるのが、業者選定の一番の近道です。

4. 情報の受け取り方法とスピード

電話の内容は「あとからすぐ確認できる」ことが重要です。
そのためには、通知の方法・内容・スピード感を事前に確認しましょう。

チェック項目	理想的な条件
通知方法	メール／SMS／チャットツールなど複数対応可
通知の速さ	通話終了後すぐ or 数分以内
通知内容の詳細度	発信者の氏名・電話番号・要件の要約
ログの保存	管理画面やCSV出力で過去記録が確認可能

「電話の取り次ぎ」ではなく、「正確な情報の伝達」ができるかが成功の鍵です。

5. スクリプトの柔軟性とカスタマイズ対応

電話代行の質は、「スクリプト＝応対テンプレート」で決まる部分が大きいです。
そのため、以下のようなカスタマイズが可能かを確認しておきましょう。

• 自社特有の言い回し・商品名への対応
• 挨拶文の変更（例：「●●株式会社です」など）
• フォーム入力の代行や予約取得までの業務連携

「御社の業務内容に合わせた応対が可能ですか？」という一言は、導入前に必ず確認したいポイントです。

6. 契約条件・料金体系の明瞭さ

電話代行は月額費用だけでなく、「通話件数制限」や「超過料金」があるプランが多いため、想定より高額になるケースもあります。
以下を契約前に確認しましょう。

確認項目	内容
最低契約期間	1ヶ月～／半年～などの縛りがあるか
通話数の上限	月何件まで対応可能か
超過時の料金体系	1件あたりいくら加算されるか
オプション料金	営業時間外対応や転送対応の追加料金の有無
解約手続き	すぐ解約できるか、違約金はあるか

サービス選定のためのチェックリスト

以下は導入前に最低限チェックすべきポイントを整理したチェックリストです。

チェック項目	確認状況
導入目的が明確になっているか	□
必要な対応時間にマッチしているか	□
同業種での実績があるか	□
通知方法・スピードが自社に合うか	□
スクリプトのカスタマイズが可能か	□
費用・契約条件に不明点がないか	□

このチェックリストをもとに、複数社を比較検討すると、自社にフィットするサービスが明確になります。

電話代行×地方企業の未来像とは？

電話代行サービスは、単なる「外注業務」の枠を超えて、地方企業のビジネスモデルそのものを変革するツールになりつつあります。
今後、人口減少やDX（デジタルトランスフォーメーション）が進行する中で、地方企業はどのようにこのサービスを活用していくべきか、未来の展望とあわせて考察していきます。

人手不足時代における“人を雇わない組織設計”

厚生労働省の統計でも、地方における有効求人倍率は年々高止まりしており、「人を雇いたくても来てくれない」状況が常態化しています。
その中で、電話代行をはじめとする業務単位でのアウトソーシングは、地方企業が生き残るための有効な戦略です。

• フルタイム雇用ではなく、業務単位の外注化へ
• 常時電話番を置かずとも、顧客対応ができる体制
• 1人1人の社員が本業に集中できる組織作り

今後はこうした「最小人数で最大効果を出す仕組み作り」がスタンダードになっていくでしょう。

顧客接点のデジタル化と電話の再評価

オンラインフォームやチャットボットなど、デジタルでの顧客対応が進む中でも、「電話」の存在価値は失われていません。
むしろ、声のやりとりによる“安心感”や“信頼感”は、非対面でのビジネスが増える中でより重要になっていくと予想されます。

• 高齢層の顧客が多い業種（医療・不動産など）では電話が主な連絡手段
• 急ぎの要件では、メールやチャットよりも電話の方が優先される
• 電話の応対品質が、会社の信頼感を左右する

このように、電話というチャネルは“減らす”対象ではなく、“外注して効率化する”対象へと役割を変えています。

地方発の「スマート企業」が生まれる

今後、地方企業が生き残っていくためには、東京の企業と同じやり方ではなく、「地方だからできるスマートな経営」が求められます。
電話代行はその第一歩です。

• 人件費を抑えつつ、対応品質は都市部並みに
• 無駄な業務を徹底的に省き、コア業務に集中
• IT・外注・自動化を駆使した経営スタイル

こうした企業は、採用にも強くなり、「働きたい会社」として地元で評価される存在になるでしょう。

電話代行は“コスト”ではなく“投資”へ

「月額5,000円で電話を取ってくれるなんて、いい時代になった」と話す地方経営者がいます。
電話代行は、単に手間を減らすだけでなく、機会損失を防ぎ、信頼を守り、成長の足場を作る“投資”です。

• たった1件の電話が、大きな商談になるかもしれない
• 顧客の第一印象は、電話応対で決まるかもしれない
• クレームを冷静に処理できるかで、評判が左右されるかもしれない

こうしたリスクとチャンスに対応できる体制こそ、持続可能な企業経営に必要不可欠なのです。

おわりに

地方企業にとって、電話代行サービスは“都市部の会社が使うもの”ではなく、むしろ地方だからこそ活用すべき仕組みです。
人手不足、顧客対応、業務効率、経費削減……
あらゆる課題の“隙間”にスムーズに入り込んでくれるのが、このサービスの強みです。

今すぐの導入でなくとも、「こういう選択肢がある」ということを知っておくだけで、人が辞めたとき、繁忙期が来たとき、新規事業を始めたとき――
次の一手が打てるようになります。

電話代行は、未来の“経営体力”を作るツールのひとつです。
ぜひ、自社の現状と照らし合わせながら、その可能性を検討してみてください。